業務のＤＸ（デジタル化）においては、これまでのＩＴ化と大きくことなる点が二つあると考えています。一つは、メールやスマホの普及で完全にデジタル化されたコミュニケーション情報についても検討することが必須になると考えます。もう一つがネットワークの検討です。従来のＩＴ化においてもＬＡＮ／ＷＡＮとして検討しておりましたが、ＤＸにおいては，全ての情報がインターネットに接続することが当然のＩＯＴ時代になりました。従って、インターネットありきで従来ネットワークを見直すことも、また必須と考えます。

　今回は、業務システム化との関連においても重要となる共有すべきコミュニケーション情報（議事録、予定表、メモ、付箋、申し送り、添付写真など）の整理方法について私見を纏めます。コミュニケーション情報を整理する際に、小生が考えるのは、以下の分類です。情報の内容よりも属性を判断します。

１）発生タイミング　定期的（日次、月次など）・不定期

２）保存期間　　　　一定期間・不定

３）消去基準　　　　永久保存・期間指定（１カ月以前の情報は全て消去など）

　　　　　　　　　　・閲覧条件（全員閲覧後、決裁後など）

４）記録者　　　　　代行入力の有無

５）閲覧者指定　　　入力者指定（都度指定、個人登録グループ指定など）

　　　　　　　　　　・自動指定（組織規程、職種指定など）

６）再利用　　　　　有（複写、引用、要約、転記など）・無

整理検討が複雑になることと便利機能とも考えられますので、上記分類で整理後に、補助的属性として、閲覧通知、閲覧記録、記載通知の要不要も整理しておくと便利です。

　コミュニケーション情報を格納するツールは、大きく三つのタイプがあります。

１）コミュニケーションツール系　　電子メール、Ｌｉｎｅなど

２）グループウェア系　　Ｏｆｆｉｃｅ３６５、Ｇｏｏｇｌｅ、Ｇａｒｏｏｎなど

３）共有ファイル系　　ＢＯＸ、ＦｉｌｅＭａｋｅｒなど

　これらのツールの検討においては、整理されたコミュニケーション情報の活用においては「帯に短し、襷に長し」状態となります。従って、複数のタイプを併用し、どの情報をどのツールで扱うかを決めることになります。これらのツールは、殆どがクラウドサービスとして提供されており、手軽に導入できることから、各部署がそれぞれに検討して利用することも多いのですが、業務のＤＸの観点からは、情報インフラの一つとして、法人全体で決めることが重要となります。既にどこかの部署が導入している場合でも、クラウドサービスの特性を生かして、新たに別部署で別のもの使用してみて、運用含めた比較をして一本化することも可能です。肝心なことは、法人全体での活用を意識することが最も重要です。尚、コミュニケーション情報の活用に向けては、前回お話しした運用規定が必須となりますので管理者含めた体制を明確にしておくことが鍵になります。

以上