今回は、コロナ禍の中、ＴＶ会議によるリモートワークも増えてきておりますが、そんな中でも変わらないビジネスコミュニケーションとマナーについて考えみました。

　そもそもビジネスコミュニケーションにおいては、会話が重要なのではなく、会話の後の行動こそが重要というのが小生の持論です。それは、社外との会話でも社内での会話でも同様と考えます。その意味では行動の伴わない会話はビジネスの本質の会話ではなく、潤滑油のようなものでしょうか？

　ビジネスコミュニケーションには、最低限のマナーがあります。マナーの目的は、お客様や社員及び協力会社などの関係者に向けて業務を円滑に進める為のものです。経営視点からは、更に株主と社会が加わり、所謂、企業のステークフォルダーに向けて配慮することになります。マナーとは所作ですので、ビジネスマナーとは行動規範と考えています。

１）事前連絡を行う。

　どんな行動においても事前連絡が必要です。当日の急な変更などにも連絡することが基本です。社内の場合、連絡先は管理職です。直属の管理職が不在の場合には、その上の上司となります。お客様の場合は、いうまでもなくアポイントとなります。お客様がご不在の場合に伝言をすることになりますが、必ずご本人に確認することが必要です。又、約束をしてから時間がたった場合には、再確認（リマインド）を行うほうが親切です。

　営業によく見られるアポ無訪問ですが、これは事前連絡が基本として定着しているからこそのテクニックとご理解下さい。緊急性や親密性を訴えるのに効果的です。

２）業務引継を行う。

　仕事は一人で行っている訳ではありません。その為、必ず引継ぎが発生します。判り易い例として休暇取得の場合でお話しします。体調不良など当日の急な休暇では、当日予定案件につき全て引継を行うことは必須です。休暇連絡と同時に上司に相談して下さい。尚、長期休暇をとる場合、その間に行われる事象についての前後の事情を含めた引継ぎが必要となります。お客様に事前に連絡しておくか？否か？は、お客様との関係性もあり本人の判断に任されますが、お客様に連絡した場合は、上司にその旨伝えて下さい。仮にその時期での休暇取得にお客様に不安や不満があった場合は、お客様に連絡していることを上司が知らないことでトラブルに発展する可能性もありますので要注意です。業務引継は、必ず、上司承認が必須とご理解下さい。休暇中の緊急連絡先についても上司に連絡しておくことが基本です。又、社内打合せの引継や延期は連絡が漏れやすいので、そちらもご注意下さい。

３）行動予定を明記する。

　上記の二項を実施するために行動予定を明確にして、出来ればグループ内で共有しておくことが必要です。昔は、スケジュール用の白板などがありましたが、今はグループウェアに変わっています。コロナ禍でリモートワークが増えたことからも、こちらの普及は急速に進むものと考えます。

４）上司の承認を得る。

　ビジネスマナーにおいて、最も重要なのが権限を持つ方に承認を頂いて行動することです。決裁頂く内容によって権限を持つ方も異なりますので、直属の上司に承認を得ただけでは不充分な場合もあります。行動の迅速性を重んじる際に悩むのもこの事前承認です。仮に未承認で動く場合、組織として責任をとれるか？を見極めることが重要です。

　これまで、マナーとしてお話しをしたことの根っこにあるのは、ビジネスコミュニケーションにおいては組織の裏付けが必須になっているということです。リモートワークになってもこれは変わりません。リモートワークになると周囲の眼がありませんので、自分の理解の範囲でだけで行動しがちですが、改めてビジネスマナーを考えて頂くことで、新しい仕事の習慣も身に着くような気がしています。

以上